Poți să fii productiv atunci când ești pe grabă?

Autor
Tiffany Szekely

Un articol despre cât de productiv poți să fii dacă faci multitasking sau dacă ești pe grabă.

Am impresia că suntem într-o grabă continuă. Deseori ne grăbim atunci când ne plimbăm, când stăm de vorbă cu cineva și chiar și atunci când ne gândim la ceva. Este de parcă nu am mai putea să fim prezenți în acțiunea pe care o facem pentru că încercăm să împușcăm mai mulți iepuri deodată.

Pe lângă viața de zi cu zi, graba ne afectează și productivitatea muncii. Când? Atunci când facem multitasking, atunci când lăsăm un proiect pe ultima sută de metri sau atunci când ne grăbim să ne lăudăm cu ceva care nu este în stadiul final.

Înainte să vorbim despre cum ne afectează graba productivitatea muncii, hai să vorbim puțin și despre ”boala grabei” sau ”the rush syndrome” / ”hurry sickness”. Yep, aparent chiar există.

The rush syndrome

Există persoane care se află într-o stare continuă de alertă și anxietate. În situația asta, orice lucru pe care trebuie să îl faci reprezintă o urgență, iar timpul pare să fie mult prea scurt pentru a reuși să duci la bun sfârșit fiecare task. Până și preparatul cinei intră la categoria ”Urgențe”, iar dacă apar întârzieri sau anumite piedici care le încetinesc productivitatea, hopa, apare și panica.

În general persoanele care suferă de ”the rush syndrome” sunt cele care nu își cunosc limitele și acceptă mult mai multe taskuri decât pot gestiona. Este de înțeles, pentru că atunci când te simți depășit, este dificil să ai o privire de ansamblu. Fiecare task devine o prioritate și ești într-un rollercoaster de stres și grabă.

Partea nasoală este că odată cu stresul vine și cortizolul, iar atunci când îți dai cu doze de cortizol în mod repetat, există posibilitatea să apară efecte adverse pe termen lung (chiar și depresie).

Care sunt soluțiile? Nu există o rețetă bătută în cuie, dar uite aici câteva idei:

  • Nu accepta mai multe taskuri decât poți duce. Doh, Captain Obvious!
  • Învață să îți prioritizezi munca (poți să aplici principiul lui Pareto băiatul: 80% din rezultate vin din 20% acțiune).
  • Las-o mai moale cu multitaskingul.
  • Încearcă să îți găsești o modalitate de time-management potrivită ție.

Buuun, acum hai să vedem care e treaba cu graba și productivitatea.

Graba și multitaskingul

Probabil că mulți dintre noi avem atât de multe taskuri de făcut, încât ajungem să le combinăm sau să ne apucăm de mai multe chestii deodată, pentru a fi mai productivi. Mă refer la situațiile alea în care lucrezi la un logo, dar te oprești să mai dai și câteva emailuri pentru un alt client, sau bagi o ciorbă în timp ce ești într-un meeting online. Nu mă înțelege greșit. Multitaskingul este ok, dar nu întotdeauna.

Tindem să asociem multitaskingul cu productivitatea. Cu cât rezolvăm mai multe taskuri într-un timp cât mai scurt, cu atât mai bine. Poate că principiul ăsta se aplică dacă lucrezi la anumite corporații focusate pe numere, dar în industria creativă tre' să punem accent și pe calitate. De fapt în general ar trebui să ne focusăm pe calitate, că oricum există suficientă superficialitate în lumea asta mare.

Povesteam zilele astea cu Ștefan despre cum multitaskingul nu există de fapt, dacă e să o luăm literalmente, pentru că nu poți face două chestii ample deodată. Avem impresia că muncim simultan la ceva, dar lucrurile nu stau chiar așa.

Hai să ne gândim logic: nu poți să dedici 100% din energia ta pe un task dacă mintea ta este ocupată să găsească soluții și pentru alte taskuri. Creierul nostru are un mic algoritm pentru fiecare activitate pe care o facem. Dacă vrei să te apuci să faci niște materiale pentru o identitate vizuală, trebuie să accesezi sertărașul din mintea ta care conține datele despre acel proiect. Sintetizezi informațiile pe care le-ai adunat, știi care sunt pașii pe care trebuie să îi faci și te bagi pe flowul respectiv. Dacă între timp te gândești să mai dai și un email unui alt client, ieși din sertărașul în care ai fost și ajungi într-altul, unde o iei de la capăt. Ceea ce nu este întocmai productiv, nu-i așa?

Practic, atunci când începi mai multe taskuri fără să le duci la bun sfârșit, rezolvi mult mai puțin din fiecare, comparativ cu taskurile pe care le parcurgi cap-coadă. Când ești orientat pe single-tasking, este posibil să ajungi într-o stare de flow prin care economisești timp și în care ideile par să apară mult mai ușor. (Aici și o carte mișto pe tema asta)

Îți spun asta din propria experiență: am început să scriu acest articol acum câteva ore, dar am mai răspuns la câteva mesaje, am mai dat niște emailuri și holly sh*t! Abia dacă am scris ceva în tot timpul ăsta. Așa că a fost musai să redresez un pic situația. Am scos nițica disciplină de la naftalină, am săpat o groapă în curte, unde am așezat frumos toate chestiile care mă distrag și mi-am impus să mă focusez strict pe articol. Tre' să recunosc că treaba merge ca pe roate acum și aș îndrăzni să spun că mă simt chiar productivă.

Bine, bine, dar niște chestii practice? Totul sună foarte ușor în teorie.

Îți las aici câteva idei:

  • Oprește-ți notificările. Sau ieși de pe social media. Sau lucrează într-un spațiu în care nu te deranjează nimeni. Pe scurt, scapă de distrageri.
  • Este o tehnică mișto despre care am tot citit: tehnica Pomodoro. Alocă un anumit interval de timp în care să faci un singur task, fără întreruperi, după care să îți iei o mică pauză. Poți să începi cu 10 minute de muncă neîntrerupta, după care să tot crești intervalul.
  • Nu uita de pauză. Până și gadgeturile noastre au nevoie de un mic restart din când în când. O pauză în care faci chestii pentru tine și nu te gândești la muncă te ajută să revii cu forțe noi.

Graba și time-managementul

Uneori, atunci când suntem grăbiți pentru că ne presează un deadline, suntem într-adevăr mai focusați pe munca noastră.

Aici vorbesc în numele tovarășilor de breaslă care lasă totul pe ultima sută de metri. Cu mine în frunte. Salut friends! Tot pe adrenalină, tot pe adrenalină?

Avem o săptămână să finalizăm un task? Super! O lălăim până ne dăm seama că mai avem o singură zi la dispoziție.

În momentele astea creierul nostru intră în starea de ”do or die”. Bam! Presiune, adrenalină, minte focusată, productivitate, nimic nu ne distrage, we are on the edge! Suntem alerți și știm exact care sunt pașii de urmat. Facem și dregem și am terminat la milimetru. Ce senzație!

Da, este adevărat. Când ești într-o stare de alertă știi exact ce ai de făcut, devii mai flexibil, mai creativ, știi cum să îți prioritizezi taskurile și ești mai productiv.

DAR! Aici intervine o mică problemă: dacă facem mult prea des asta, riscăm să o dăm în hurry sickness. În plus, nu prea mai avem timp să revizuim munca noastră cu o minte odihnită și să șlefuim detaliile. Și yep, detaliile chiar contează, pentru că ne cam definesc profesionalismul.

Soluții practice:

  • O idee ar fi să lucrezi în baza un plan. Notează-ți pașii pe care îi ai de făcut și apucă-te de ei din timp. Atunci când știi exact ce ai de făcut și aloci timp pentru fiecare în parte, taskurile nu mai sunt atât de overwhelming. În plus, poate îți vin chiar mai multe idei dacă te focusezi pe un singur pas. Single-tasking for the win și aici.
  • Dacă nu merge așa, poți să îți setezi un deadline fictiv. Dacă trebuie să livrezi ceva până vineri, încearcă să îți propui să termini cu una sau două zile mai repede. Astfel ai timp și pentru finisarea detaliilor.

Graba și munca nefinalizată

Știi momentele alea în care lucrezi la un proiect, ai o versiune semi-finalizată și poc, l-ai pus în portofoliu? Chestia asta poate să provină tot dintr-un soi de dorință de a fi productiv. Cu toții facem asta, dar de ce nu este întocmai ok? Pentru că, din nou, munca ta nu a beneficiat de 100% din energia ta.

Atunci când publici ceva și îți iei doza de endorfine pentru că îți este apreciată munca, tinzi să nu te mai focusezi pe detalii. Zici că ”mere și așa”, dar boy, tu știi că ar mai fi fost oleacă de lucru. Și în fond acea creație nu este o oglindire per se a abilităților tale, pentru că probabil că ai fi putut mai mult.

(Notă: la polul opus stă perfecționismul, în care stai 10 ore să bibilești o chestie minoră. Nici asta nu-i treabă bună.)

Faza asta cu munca nefinalizată pusă în portofoliu este ca momentele alea în care îți vine o idee mișto, le povestești prietenilor despre ea și de-ndată ce primești validare, se cam dispersează entuziasmul. Practic, ajungi să nu mai faci mare lucru cu ideea respectivă. ”Talk less and do more.”

În perioada asta în care parcă toți suntem grăbiți, să o lași mai moale este un adevărat act de voință. Este interesant că modul prin care poți să conștientizezi că graba nu te ajută să fii mai productiv este să te oprești un pic și să privești imaginea de ansamblu. Hai să luăm o pauză de respiro și să ne organizăm mai bine!

Vrei să pui și tu o cărămidă la baza Librăriei de Design?

Ne simțim onorați atunci când avem ocazia să colaborăm cu oameni dedicați și creativi. 🙃 Dacă vrei să ni te alături în aventura de a crea content educațional pentru designerii români, dă-ne un semn la join@librariadedesign.ro